Komunikasi bisnis merupakan salah satu aspek penting untuk dikuasai para pebisnis, apapun bidang usahanya. Memahami dan menguasai komunikasi akan menjadi faktor pendukung dalam perkembangan bisnis Anda.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa pengertian berikut dengan tujuan dan manfaat komunikasi bisnis. Simak selengkapnya di bawah ini, ya!
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi yang terjadi dalam konteks bisnis, baik antar individu maupun kelompok. Hal ini melibatkan penyampaian pesan, ide, dan data yang relevan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.
Komunikasi bisnis penting untuk memfasilitasi kerja sama, mengkoordinasikan tugas, membuat keputusan, serta memengaruhi perilaku di lingkungan bisnis. Anda dapat melakukan komunikasi dalam berbagai bentuk, seperti komunikasi lisan, tertulis, dan nonverbal.
Dalam konteks bisnis, komunikasi yang efektif membantu membangun hubungan yang baik antara pemimpin dan karyawan. Komunikasi juga dapat memfasilitasi kerjasama tim dan mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat.
Salah satu tujuan dari komunikasi bisnis adalah untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif, agar pesan dapat dipahami dengan benar oleh penerima. Komunikasi bisnis yang baik juga memperhatikan kebutuhan dan preferensi audiens, penggunaan bahasa yang sesuai, serta mempertimbangkan konteks budaya dan situasi.
Tidak hanya pengertian secara umum saja, komunikasi bisnis ini telah didefinisikan oleh para ahli. Salah satunya menurut Djoko Purwanto, komunikasi bisnis merupakan sebuah proses pertukaran ide, pesan, dan konsep yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan komersial. Secara garis besar, komunikasi dalam dunia bisnis dapat mencapai terjadinya perdagangan.
Selain itu, menurut William Albig, komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran, informasi, gagasan, pendapat, atau perintah tertentu yang berkaitan dengan masalah bisnis. Hal tersebut bisa secara personal maupun impersonal, seperti melalui sinyal dan simbol-simbol.
Manfaat Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis memiliki peranan yang sangat penting bagi perkembangan bisnis Anda. Berikut beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari komunikasi bisnis yang efektif.
1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Salah satu permasalahan yang sering dihadapi pada perusahaan adalah karyawan terlalu banyak menghabiskan waktu dalam mencari informasi. Dengan pola komunikasi yang tepat, karyawan bisa lebih efektif dalam menggunakan waktu mereka. Hal ini akan membantu dalam meningkatkan produktivitas pada perusahaan atau organisasi.
2. Meningkatkan Komunikasi Antar Tim
Dalam perusahaan atau bisnis, berinteraksi antar tim menjadi salah satu hal yang tak dapat dielakkan. Tak jarang terjadi kesalahpahaman dan miskomunikasi yang menghambat kinerja dalam perusahaan. Karena itu, dibutuhkan penerapan komunikasi bisnis yang tepat agar interaksi dan kerja sama antar tim menjadi lebih efektif.
3. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Pelanggan
Bukan hanya dengan karyawan, komunikasi bisnis yang baik juga akan membantu meningkatkan kepuasan serta retensi pelanggan. Ketika Anda memahami apa kebutuhan, ekspektasi, hingga masalah pelanggan dengan baik, maka Anda bisa memberikan hal yang sesuai. Dengan begitu, kepuasan konsumen pun meningkat dan mendorong tingkat retensi pelanggan.
4. Mengatasi Masalah dan Konflik
Komunikasi yang baik membantu mengatasi masalah dan konflik yang mungkin timbul dalam bisnis. Permasalahan dalam bisnis bisa saja terjadi di internal perusahaan, maupun dengan pihak eksternal. Dengan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka, masing-masing pihak bisa menyampaikan pendapat dan menyelesaikan masalah secara efektif.
5. Meningkatkan Citra dan Reputasi
Komunikasi bisnis yang baik dapat membantu membangun citra positif dan reputasi yang kuat bagi bisnis atau perusahaan. Menciptakan komunikasi yang konsisten, transparan, dan profesional dapat memperkuat persepsi stakeholder bisnis. Stakeholder yang dimaksud tak hanya pemangku kebijakan, tapi juga mencakup pelanggan, mitra bisnis, hingga masyarakat luas.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Seperti komunikasi pada umumnya, komunikasi bisnis pun memiliki tujuannya tersendiri. Dilansir dari GreatNusa, tujuan komunikasi bisnis terbagi menjadi empat hal utama yaitu informing, persuading, collaborating, dan integrating. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Informing
Tujuan komunikasi bisnis yang pertama adalah informing, yaitu menyampaikan informasi. Komunikasi bisnis punya tujuan utama untuk menyampaikan informasi yang relevan dan penting.
Informasi tersebut bisa berupa instruksi, laporan, data, kebijakan, atau pesan-pesan lain yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas bisnis dengan efektif.
2. Persuading
Komunikasi bisnis juga bertujuan untuk persuading atau persuasi. Anda dapat melakukan upaya persuasi atau memengaruhi orang lain dengan komunikasi bisnis. Gaya komunikasi satu ini sangat dibutuhkan tak hanya untuk kebutuhan persuasi antar internal perusahaan, tapi juga kepada pihak eksternal.
Dengan melakukan komunikasi bisnis yang tepat, Anda bisa mendorong orang lain untuk melakukan apa yang diinginkan. Anda juga bisa mempersuasi pelanggan potensial untuk mencoba produk dari brand atau perusahaan.
3. Collaborating
Tujuan selanjutnya adalah collaborating, yaitu melakukan kolaborasi dengan pihak lain. Kolaborasi tersebut bisa Anda lakukan baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan menggunakan komunikasi bisnis yang tepat.
Dari situ, Anda bisa membangun hubungan yang baik antar individu maupun kelompok yang ada di dalam maupun luar organisasi. Selain itu, kolaborasi yang baik juga akan membantu Anda dalam meningkatkan kinerja efektif dalam tim.
Kolaborasi antar karyawan atau tim internal turut mendukung kelangsungan bisnis dan mencapai hasil yang diinginkan bersama.
4. Integrating
Tujuan terakhir yang tak kalah pentingnya dari komunikasi bisnis adalah integrasi atau integrating. Anda dapat mencapai integrasi yang baik dengan menerapkan komunikasi efektif, terutama dengan audiens. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk menarik perhatian audiens atau mengajak klien bekerja sama.
Proses Komunikasi Bisnis
Komunikasi dalam bisnis dilakukan secara bertahap dan sistematis. Secara garis besar, ada enam tahapan yang perlu dilewati dalam proses komunikasi bisnis, berikut penjelasan selengkapnya:
1. Munculnya Ide atau Gagasan
Komunikasi bisnis diawali ketika pengirim pesan mempunyai ide atau gagasan yang ingin disampaikan. Ide yang muncul di benak pengirim biasanya masih bersifat mentah dan abstrak, sehingga masih perlu diolah untuk disampaikan secara sederhana.
2. Mentransfer Ide Menjadi Pesan
Di tahap selanjutnya, pengirim mencari cara untuk mengutarakan ide yang ada menjadi sebuah pesan. Pengirim mulai mencari kata-kata dan bahasa yang efektif agar penerima pesan dapat mengerti pesan yang disampaikan.
3. Penyampaian Pesan
Tahap ini merupakan tahap inti, di mana ide mulai disampaikan dalam bentuk pesan kepada penerima individu atau kelompok. Proses penyampaian pesan dapat dilakukan secara langsung atau melalui media komunikasi.
Jika melalui media, pengirim harus memilih media yang tepat untuk digunakan dalam menyampaikan pesan.
4. Penerimaan Pesan
Setelah pesan disampaikan, penerima mulai menerima pesan yang disampaikan. Penerima pesan dapat menerima pesan dengan mendengarnya langsung atau melihatnya.
5. Penafsiran Pesan
Di tahap terakhir, pesan yang sudah didengar atau dilihat mulai ditafsirkan oleh penerima pesan. Mereka mulai bereaksi terhadap pesan yang disampaikan pemberi pesan. Penafsiran pesan dapat berbeda-beda tergantung wawasan yang dimiliki penerima pesan.
Jika penerima pesan merasa ragu dengan tafsiran pesan yang mereka terima, penerima pesan dapat mengonfirmasi pemahaman yang benar kepada pemberi pesan.
Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Bisnis
Dalam penerapannya, terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi komunikasi bisnis yaitu sebagai berikut.
1. Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi yang digunakan dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi bisnis. Saluran komunikasi yang berbeda memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Contohnya, komunikasi tatap muka lebih efektif untuk membangun hubungan personal, namun email lebih efisien untuk menyampaikan informasi tertulis.
2. Persepsi
Faktor selanjutnya adalah persepsi, di mana persepsi kedua belah pihak yang terlibat dalam komunikasi bisnis belum tentu sama. Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan misinterpretasi.
Untuk menghindari hal ini, penting untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
3. Teknologi
Perkembangan teknologi dapat mengubah cara komunikasi bisnis yang dilakukan. Penggunaan teknologi yang tepat tentunya dapat meningkatkan komunikasi bisnis. Teknologi seperti email, telepon, video konferensi, dan platform kolaborasi online memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan efisien.
4. Bahasa dan Budaya
Faktor selanjutnya yang dapat mempengaruhi komunikasi bisnis adalah bahasa dan budaya, terutama dalam konteks bisnis global. Perbedaan bahasa dan budaya antara pihak yang berkomunikasi dapat menjadi hambatan dalam pemahaman dan interpretasi pesan.
Pahami perbedaan bahasa dan budaya yang ada dengan rekan bisnis Anda untuk menjaga komunikasi yang efektif.
5. Kepercayaan
Kepercayaan menjadi salah satu faktor penting yang berpengaruh dalam pelaksanaan komunikasi bisnis yang efektif. Terbangunnya kepercayaan antara pihak yang terlibat dapat mendongkrak efektivitas komunikasi bisnis. Di sisi lain, kurangnya kepercayaan dapat menghambat terciptanya komunikasi bisnis yang optimal.
6. Konteks Organisasi
Faktor ini mencakup struktur organisasi, budaya perusahaan, dan nilai-nilai yang dianut oleh organisasi. Struktur organisasi yang terorganisir dengan baik akan mempengaruhi bagaimana komunikasi bisnis terbentuk.
Tak hanya itu, budaya yang mendukung komunikasi terbuka juga turut menjadi faktor yang mempengaruhi jalannya komunikasi bisnis yang efektif.
Unsur Komunikasi Bisnis
Agar bisa mencapai komunikasi dengan baik, ada beberapa unsur yang perlu Anda perhatikan. Berikut unsur-unsur penting yang ada dalam komunikasi bisnis beserta penjelasannya.
1. Who?
Dalam komunikasi bisnis, terdapat unsur who atau siapa. Unsur “siapa” mengacu pada sumber pemberi pesan atau pelaku komunikasi, yang disebut juga dengan komunikator. Who ini bisa seorang individu, kelompok, maupun organisasi skala kecil dan besar.
2. Says What?
Unsur selanjutnya adalah says what, yaitu pesan apa yang disampaikan oleh komunikator tersebut. Pesan tersebut bisa berupa pesan verbal atau lisan, serangkaian simbol, maupun bentuk komunikasi nonverbal.
3. In Which Channel?
Selanjutnya ada in which channel, yaitu saluran atau media yang digunakan oleh pemberi pesan dalam menyampaikan pesannya. Media ini bisa berupa penyampai pesan langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui telepon, email, atau berbicara berhadapan (face-to-face).
4. To Whom?
Unsur yang selanjutnya adalah to whom, yaitu siapa penerima pesan atau tujuan dari komunikator. To whom ini bisa kepada seseorang, kelompok, organisasi, hingga negara yang akan menerima pesan tersebut.
5. With What Effect?
Unsur terakhir dalam komunikasi bisnis adalah with what effect, yaitu efek atau dampak yang terjadi antara pemberi dan penerima pesan. Efek di sini bisa berupa perubahan sikap, bertambahnya wawasan, dorongan untuk melakukan sesuatu, dan lain sebagainya.
Bentuk Komunikasi Bisnis dan Contohnya
Bentuk komunikasi bisnis dapat beragam, tergantung dengan tujuan dan kebutuhan masing-masing penggunanya. Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa komunikasi bisnis yang dapat terjadi berikut dengan contohnya.
1. Komunikasi Lisan
Yang pertama ada komunikasi lisan, yaitu komunikasi yang terucap melalui kata-kata. Berikut beberapa contoh bentuk komunikasi lisan dalam konteks bisnis:
- Rapat tim: Ketika anggota tim berkumpul untuk berdiskusi, berbagi informasi, mengkoordinasikan tugas, atau membuat keputusan bersama.
- Presentasi: Seorang manajer melakukan presentasi kepada karyawan tentang strategi perusahaan atau hasil keuangan.
- Telekonferensi: Pertemuan antara anggota tim atau mitra bisnis dari lokasi yang berbeda menggunakan teknologi komunikasi jarak jauh, seperti video call.
2. Komunikasi Tertulis
Selanjutnya ada komunikasi tertulis, yaitu komunikasi yang berbentuk tulisan. Berikut beberapa contoh bentuk komunikasi tulisan dalam konteks bisnis:
- Email: Mengirim pesan tertulis melalui email kepada rekan kerja, pelanggan, atau mitra bisnis.
- Surat bisnis: Mengirim surat resmi yang berisi proposal, permintaan, atau penawaran kepada pihak eksternal.
- Laporan: Menulis laporan tertulis tentang perkembangan proyek, analisis data, atau evaluasi kinerja.
3. Komunikasi Nonverbal
Selanjutnya ada komunikasi nonverbal, yaitu komunikasi yang ditunjukkan melalui aspek nonverbal seperti gerak-gerik tubuh, mimik wajah, dan lain sebagainya. Berikut beberapa contoh bentuk komunikasi nonverbal dalam konteks bisnis:
- Presentasi visual: Menggunakan grafik, tabel, atau slide presentasi untuk menyampaikan informasi dengan bantuan visual.
- Bahasa tubuh: Menggunakan ekspresi wajah, gerakan tangan, atau postur tubuh untuk menunjukkan sikap atau emosi dalam komunikasi.
- Desain visual: Membuat materi pemasaran, seperti brosur, poster, atau video, untuk menyampaikan pesan bisnis dengan efek visual.
4. Komunikasi Online
Di era teknologi dan internet seperti sekarang ini, komunikasi online sudah menjadi bagian dari kebutuhan bisnis. Berikut beberapa contoh bentuk komunikasi online dalam konteks bisnis:
- Chat bisnis: Menggunakan aplikasi pesan instan seperti Slack atau Microsoft Teams untuk berkomunikasi dengan anggota tim secara real-time.
- Media sosial: Menggunakan platform media sosial seperti Twitter, Facebook, atau LinkedIn untuk berinteraksi dengan pelanggan. Bisa juga ditujukan untuk mempromosikan produk atau brand dan menyampaikan informasi bisnis.
- Blog atau artikel online: Menulis konten informatif atau opini tentang topik yang relevan dengan bisnis dan membagikannya melalui platform online.
5. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi ini terjadi di antara individu atau kelompok yang berada pada tingkatan atau departemen yang sama dalam struktur organisasi.
Misalnya, kolaborasi antara dua departemen yang setara dalam perusahaan, seperti departemen pemasaran berkomunikasi dengan departemen penelitian dan pengembangan.
6. Komunikasi Vertikal
Komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi antara tingkatan yang berbeda dalam hierarki organisasi. Biasanya, ini melibatkan aliran informasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya.
Contohnya seorang manajer memberi arahan kepada anggota tim, atau seorang karyawan memberikan laporan kemajuan kepada atasan langsungnya.
7. Komunikasi Diagonal
Jenis komunikasi ini melibatkan interaksi antar individu atau kelompok yang berada pada tingkatan yang berbeda dan tidak saling berdekatan dalam struktur organisasi.
Misalnya, seorang karyawan pada tingkatan menengah dari departemen A berkomunikasi dengan karyawan pada tingkatan menengah dari departemen B tanpa melibatkan atasan mereka masing-masing.
Teknik Komunikasi Bisnis
Teknik komunikasi bisnis mencakup berbagai metode dan strategi untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi bisnis yang umum digunakan.
1. Ketepatan Bahasa
Teknik pertama yang penting dalam komunikasi bisnis adalah ketepatan bahasa. Dengan kata lain, Anda perlu menggunakan bahasa yang tepat, jelas, dan sesuai dengan audiens. Hindari istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh semua pihak.
2. Penggunaan Media yang Tepat
Selain bahasa, pastikan Anda juga melakukan pemilihan media penyampaian pesan yang tepat. Pilihlah media komunikasi yang sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan. Media ini bisa berupa penggunaan email, presentasi, rapat, atau bahkan media sosial tergantung pada konteksnya.
3. Aktif Mendengarkan
Untuk komunikasi yang efektif, mendengarkan adalah salah satu kunci yang sangat penting. Berikanlah perhatian penuh pada orang yang berbicara, tanpa peduli bagaimana kedudukannya di perusahaan. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda benar-benar mendengarkan dan memberikan umpan balik yang sesuai.
4. Penyampaian Pesan Secara Berurutan
Pastikan bahwa pesan disampaikan dengan urutan logis dan struktur yang mudah dipahami oleh penerima. Tak hanya itu, Anda juga perlu memastikan bahwa pesan telah dipahami dengan benar dengan bertanya pertanyaan atau meminta konfirmasi.
5. Gaya Komunikasi yang Sesuai
Pastikan untuk melakukan adaptasi gaya komunikasi sesuai dengan situasi dan audiens. Misalnya, gaya komunikasi formal dalam surat resmi bisnis dan lebih santai dalam interaksi sosial.
Dari penjelasan tersebut, bisa dipahami bagaimana peran penting komunikasi bisnis untuk kelangsungan perusahaan atau brand Anda. Komunikasi yang efektif juga menjadi salah satu aspek penting dalam penerapan strategi pemasaran untuk mencapai target bisnis.
Kembangkan Bisnis dengan Komunikasi dan Strategi Digital Jitu
Komunikasi bisnis adalah salah satu faktor penting bagi pertumbuhan bisnis Anda. Dengan komunikasi bisnis yang efektif, Anda tak hanya membangun hubungan kerjasama yang baik dengan konsumen, tapi juga mengoptimalkan kerja internal dalam membangun perusahaan.
Selain komunikasi bisnis, strategi digital juga merupakan hal yang perlu Anda terapkan untuk mengembangkan bisnis. Agar lebih optimal, Anda bisa mempercayakan penerapan strategi digital marketing kepada agensi profesional seperti BigEvo Digital Agency.
Bersama BigEvo, Anda bisa mengembangkan bisnis dengan penerapan strategi digital yang tepat. Ada berbagai layanan digital yang bisa Anda gunakan, seperti Digital Ads, SEO Optimization, Social Media Marketing, KOL Marketing, dan lain sebagainya.
Hubungi tim profesional kami di email team@bigevo.com untuk mendiskusikan strategi dengan komunikasi bisnis yang efektif. BigEvo, your trusted digital agency.
